第一章 总 则

　　第一条 为规范和加强住房公积金业务档案管理，确保业务档案的真实、安全和完整，依据《中华人民共和国档案法》、《住房公积金管理条例》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》结合我省工作实际，制定本办法。

　　第二条 住房公积金业务档案是指各市(地)住房公积金管理中心(以下简称“管理中心”)在办理归集、提取、贷款等业务活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、电子、数据等不同形式的真实记录。

　　第三条 管理中心应重视业务档案管理工作，将其纳入本单位事业发展规划、年度工作计划及工作考核内容。

　　第四条 管理中心的业务档案工作应贯彻集中、统一的管理原则。建立以管理中心综合档案部门为中心，以各科(处)室和分支机构为基础的业务档案管理网络，应建立各项规章制度，并在人员配备、库房建设方面予以保障。

第二章 机构、人员及其职责

　　第五条 住房公积金业务档案工作由黑龙江省住房和城乡建设厅监督和指导，并接受同级档案管理部门的业务指导。管理中心综合档案部门负责对中心各科(处)室及所辖分支机构业务档案工作的指导，并负责对业务档案进行收集、保管和利用。

　　第六条 管理中心档案人员的配备应根据国家档案局《关于颁布〈地方各级档案馆人员编制标准〉(试行)的通知》和住房和城乡建设部、国家发展和改革委员会《关于批准发布〈住房公积金管理业务用房建设标准〉的通知》结合实际配备档案管理人员。

　　第七条 综合档案部门工作职责

　　(一)负责各科(处)室移交档案的接收、登记、统计等基础工作；

　　(二)按照规定对档案分类、编号、确定保管期限，并负责申报档案鉴定工作；

　　(三)对档案保管、利用、销毁状况进行检查，并做好统计记录；

　　(四)开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生，维护档案的安全；

　　(五)遵守保密制度。不得擅自借阅档案，扩大档案利用范围。

第三章 归档范围、程序

　　第八条 住房公积金业务档案包括住房公积金归集档案、提取档案、贷款档案及会计档案。

　　(一) 住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料的总称；

　　(二) 住房公积金提取档案是指在住房公积金提取业务中形成的各类文件材料的总称；

　　(三) 住房公积金个人贷款档案是指在住房公积金个人贷款业务中形成的各类文件材料的总称；

　　(四) 住房公积金项目贷款档案是指经国家批准的利用住房公积金贷款支持保障性住房建设试点城市在住房公积金项目贷款业务中形成的各类文件材料的总称；

　　(五) 住房公积金会计档案是指在住房公积金会计业务中形成的各类文件材料的总称。

　　第九条 管理中心各科(处)室及所辖分支机构在工作中形成的已经办理完毕的应归档文件材料，由该部门负责收集、整理、立卷后，按规定及时移交管理中心综合档案部门归档，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第十条 归档材料的文字使用标准简化汉字，书写必须是碳素墨水、黑色墨水笔或签字笔等耐久材料，不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝黑墨水。归档的文件材料必须做到完整、准确，字迹工整清楚。

　　第十一条 管理中心各科(处)室及所辖分支机构当年形成的各类业务档案原则上应在下一年一季度末前移交管理中心综合档案部门。移交档案时需要提交《移交清单》(见附件1-1)和《档案移交明细》(见附件1-2)。不能按规定期限移交的，需出具情况说明，报管理中心主管领导批准后，确定暂缓移交时间。

　　第十二条 管理中心综合档案部门对各种门类、载体的业务档案应统一分类、组卷、排列、编号和编目。归档文件材料必须齐全完整，分类科学，标准一致，卷内编目规范清楚，装具表格规范统一。应建立全宗卷，形成本单位立卷说明、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录和卷宗介绍。

　　 档案组卷后应根据卷内档案情况编写卷内目录并填写备考表(见附件3)。每套案卷内须具有案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表及案卷封底。保管期限详见《保管期限表》(见附件2)。

第四章 保管与利用

　　第十三条 管理中心应依据住房和城乡建设部、国家发展和改革委员会《关于批准发布〈住房公积金管理业务用房建设标准〉的通知》配备档案库房，同时档案库房应配备足够的装具和必要的档案保管设备，档案必须存放在专用的档案装具内，按照档案的不同种类、不同保管期限分别上架排列。

　　第十四条 库房内的一切设施和物品，应定期做好保养和维修工作，档案库房应达到防盗、防火、防震、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等要求。

　　第十五条 档案应每年进行不少于一次的清点核对，遇有特殊情况要及时检查，发现问题或隐患要及时报告并解决，对损毁、丢失的档案要及时补救，以确保档案的完整和安全。

　　第十六条 管理中心应建立档案查阅利用制度。住房公积金缴存单位可凭单位介绍信及查询人身份证明查阅本单位住房公积金相关信息；缴存职工可凭单位介绍信及身份证明查阅本人住房公积金相关信息；具有独立法人资格的司法部门根据案件需要，须由执法人员持介绍信、执法证和身份证等相关证件对档案进行查阅，如需出具复印件，须经管理中心主管领导审定。

　　第十七条 档案查阅应填写《档案查阅登记表》(见附件4)，管理中心工作人员因工作需要查阅档案，需经本部门主要领导及管理中心综合档案部门负责人同意后方可查阅。

　　第十八条 单位和个人利用档案，应当遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造或者擅自抄录和复制档案。须对档案信息保密，未经许可，严禁向外透露。

　　第十九条 档案管理人员对归还的档案应当面检查。

第五章 鉴定与销毁

　　第二十条 管理中心应成立由中心领导、当地档案行政管理部门、档案管理人员和业务科(处)室负责人组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作。

　　第二十一条 鉴定小组对到期的档案应逐件组织鉴定，提出存毁意见。对仍具有保存价值的档案，继续留存并重新确定其保管期限。

　　确定无继续保存价值的档案，须填写《档案销毁清单》(见附件5-1)及《档案销毁清册》(见附件5-2)，列出拟销毁档案的案卷名称、册数、页数、年度、应保管年限、已保管年限等内容，报本单位主管领导审核签字后，在指定地点销毁，并由两人以上负责监销。未经鉴定，任何人不得擅自销毁档案。

　　第二十二条 销毁人员和监销人员在销毁档案前，应按照销毁清册所列内容进行清点，无误后送指定地点进行销毁，不准出卖或做它用。销毁时，监销人员要在场监督整个销毁过程。销毁工作完成后，由管理中心综合档案部门在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人员和销毁人员签名盖章。

　　销毁清册应按照销毁时间顺序永久保存备查，相关部门可留存复印件。

　　第二十三条 保管期已满但涉及其他未了事项的档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出的档案，应当在档案销毁清册中列明。

第六章 电子业务数据管理

　　第二十四条 管理中心应把电子档案建设列入信息化建设整体规划，切实推进档案存储数字化和利用网络化。

　　第二十五条 业务信息和数据录入计算机系统时，必须保证电子数据和纸质信息一致。

　　第二十六条 业务活动所产生的电子数据由计算机操作人员根据不同业务种类，按照时间顺序定期刻录以硬盘和光盘形式备份并注明备份地点、时间、数据描述、校验人等，作为特殊载体类档案交予管理中心综合档案部门保管。

　　第二十七条 为保证电子业务数据安全，应采取异地异质备份保管。备份地原则上不能在同一城市，可进行城市间交叉备份，严禁随意存放。管理中心应与备份存放单位签订保密协议，同时将备份方式及地点报上级监管部门备案。

第七章 法律责任

　　第二十八条 有下列行为之一的，依据《中华人民共和国档案法》等法律法规，有关主管部门对直接责任的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

　　(一)未按规定立卷归档的；

　　(二)未按规定时间向管理中心综合档案部门移交档案的；

　　(三)损毁、丢失档案或对应保密的档案泄密的；

　　(四)擅自销毁或撕页、涂改、抽换档案的；

　　(五)档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成损失的。

第八章 附 则

　　第二十九条 本办法自2014年6月1日起开始实施。